Đăng ký nhận bản tin

Tư vấn mua tổng đài

Bạn đang muốn thành lập một doanh nghiệp hoặc một công ty cho riêng mình thì điều bạn cần làm ngay lúc này chính là tìm kiếm ngay một tổng đài điện thoại riêng dành cho công ty sắp thành lập của bạn. Vì sao ư ? Bởi vì tổng đài điện thoại là điều thiết yếu của một doanh nghiệp, công ty, nó giúp kiểm soát các cuộc gọi trong công ty , dễ dàng liên hệ với các đối tác làm ăn, tiết kiệm chi phí liên lạc,… Tóm lại tổng đài điện thoại là một trong những vấn đề đầu tiên mà bạn cần giải quyết nếu có ý định thành lập công ty. Dưới đây chúng tôi sẽ tư vấn rõ hơn cho các bạn về những điều cần biết khi muốn lắp một tổng đài.

A. KHI LẮP TỔNG ĐÀI THÌ CẦN PHẢI ĐẦU TƯ NHỮNG GÌ ?

Với việc mô tả các thiết bị cần thiết cho việc đầu tư lắp đặt tổng đài thì có thể thấy đầu tư tổng đài ip chỉ cần có tổng đài IP và điện thoại IP là có thể sử dụng ngay, còn về đầu tư tổng đài analog thì quá phức tạp và có quá nhiều thứ phải tính kèm theo nhiều việc phải làm sau này khi cần mở rộng để nâng cấp...

B. CÁC TÍNH NĂNG TUYỆT VỜI KHI LẮP ĐẶT TỔNG ĐÀI IP

- Chi phí rẻ, mở rộng chi phí = 0, bao gồm đầy đủ tính năng, có thể chạy trên mọi nền tảng có sẵn của bạn, có thể nói rằng IP là một giải pháp lựa chọn thông minh cho mọi doanh nghiệp. Thông thường khi lắp đặt một  tổng đài điện thoại bạn cần phải chạy dây điện thoại riêng lẻ cho từng máy, hãy cứ tưởng tượng cả một hệ thống lớn của tòa nhà thì chi phí cần để lắp đặt đường dây điện thoại sẽ là rât tốn kém, vậy nếu như có một mạng LAN có sẵn thì bạn chỉ cần mua thêm tổng đài IP và điện thoại IP cắm vào là có thể sử dụng ngay mà không phải phát sinh thêm bất kỳ một đường dây nào thêm (1 dây mạng LAN sử dụng đồng thời cho điện thoại IP + Máy tính + truyền hình + wifi) thật tuyệt phải không bạn, với việc quản lý cả một hệ thống lớn rất đơn giản mà không cần phải đến chuyên gia tổng đài nữa.

- Không bị lỗi thời công nghệ: Bạn có thể dùng cả 10  năm cũng không sợ bị lỗi thời khi mà công nghệ thay đổi bởi vì chỉ cần update liên tục và update firmware cho các công nghệ mới là có thể đáp ứng được

- Tất cả tính năng đều đáp ứng: Bạn muốn tùy chỉnh, yêu cầu có mọi tính năng thì hệ thống IP đều có thể đáp ứng được bởi tất cả rất rất linh động, bạn muốn khi gọi đến sẽ phát lời chào hay để lại lời nhắn... tất cả đều do bạn tùy biến.

- Mở rộng không giới hạn: Không cần thiết phải thay đổi phần cứng của tổng đài khi vượt quá dung lượng, mọi thứ liên kết IP là công nghệ mở nên bạn có thể kết nối thoại, Camera, Video conference, Chuông cửa, báo động ... đều có thể kết nối vào được và mở rộng lên tới 100,000 máy trên cùng 1 hệ thống

- Lắp đặt quản lý vận hành cực kỳ là đơn giản, cắm là chạy, plug and play.. bạn không cần phải đi dò dây, test dây, test số như hệ thống analog mà chỉ cần thông mạng LAN rồi cắm vào là chạy.

C. MÔ HÌNH KẾT NỐI HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP

Mô hình kết nối tổng đài IP

D. TÍNH NĂNG HỆ THỐNG TỔNG ĐÀI IP

Tổng đài IP Grandstream

1. Thiết lập tổng đài Call center 

Tổng đài chăm sóc khách hàng

 2. Tính năng đổ chuông song song: Vừa đổ chuông máy lẻ vừa đổ chuông trên di động hoặc máy điện thoại bất kỳ bạn tùy chọn,

 Ví dụ bạn thông thường hay ở ngoài văn phòng làm việc, để tránh bị mất cuộc gọi thì đây là 1 tính năng tuyệt vời cho bạn nhận được cuộc gọi mọi lúc mọi nơi.

Tư vấn tổng đài IP

 3. Tính năng hội nghị: 

- Hôi nghị thoại audio: Tổng đài IP cho phép nhiều người tham gia họp hội nghị đồng thời, cho phép trên 10 người tham gia họp cùng nói chuyện miễn phí qua mạng LAN/IP/Internet… Các cuộc họp quan trọng cho phép ghi âm lưu lại,

- Thật tuyệt vời hệ thống đã cho phép đặt lịch họp tự động bạn không cần phải thiết lập cuộc họp nữa .

Video conference

- Hội nghị thoại Video call: Hỗ trợ support hội nghị thoại video 3 bên, tương lai cho phép hôi nghị lên tới 9 bên đồng thời

 4. Tính năng fax: 

- Fax đến: Bạn không cần phải thiết kế riêng 1 máy fax, các bản fax đến sẽ được tự động lưu trên tổng đài và gửi vào email của bạn.

Gửi và nhận fax từ máy tính

- Fax đi: Đơn giản bạn upload file lên và gửi sang số fax khách hàng, đã đến lúc bạn tạm biệt máy fax được rồi đấy

 5. Không phải chạy dây cho mạng điện thoại riêng nếu sử dụng điện thoại IP: 

Hãy quên ngay hệ thống mạng dây rợ điện thoại phức tạp đi và sử dụng nền tảng mạng LAN sẵn có cho hệ thống điện thoại, như vậy bạn đã tiết kiệm được hẳn 50% chi phí đầu tư tổng đài rồi đấy. Một dây mạng LAN sử dụng cho cả IP phone và máy tính luôn, thật tiện lợi.

Mạng tổng đài ip

 6. Mở rộng thật đơn giản không giới hạn: 

 - Chi cần mua điện thoại IP cắm vào mạng là dùng được ngay

- Đối với điện thoại analog thì mua card analog để mở rộng 

7. Sử dụng điện thoại IP không dây qua wifi ở mọi lúc mọi nơi: Như tại văn phòng, ở quán cafe, siêu thị, nhà xưởng, bạn có thể thoại mọi nơi mọi lúc như nội bộ

8. Tính năng mạng tổng đài IP:

 - Thông thường các tổng đài analog như Panasonic KX-TDA100D, siemens hipath 1150, 1190 việc kết nối các hệ thống tổng đài này với nhau là rất khó khăn, phức tạp và tốn kém nhưng đối với tổng đài IP thì bạn không phải thêm 1 chi phí nào cả, tất cả đã được tích hợp sẵn bạn chỉ cần thiết lập kết nối là được.

 - Công ty bạn nhiều chi nhánh, việc kết nối các tổng đài IP thành hệ thống mạng nội bộ thật đơn giản mà không phải đầu tư thêm bất kỳ 1 khoản chi phí về phần cứng và phần mềm nào cả

 - Công ty bạn trong tương lai sẽ mở rộng về dung lượng, việc mở rộng tổng đài IP cũng tương đối đơn giản và dễ trong việc quản lý.

 9. Tính năng remote extension: Bạn là người thường xuyên di chuyển, hay đi công tác xa, bạn muốn thoại nội bộ thật đơn giản chỉ cần đăng ký 1 tài khoản trên tổng đài IP và sử dụng với phần mềm softphone là được. 

 10. Backup dữ liệu tự động ra PC

- Hệ thống cho phép backup tự động file ghi âm, log cuộc gọi vào bất kỳ PC nào

 11. Chức năng video call - giám sát giữa bảo vệ tòa nhà và các hộ gia đình cho các trung cư cao tầng

Mỗi khi có khách đến gặp, bảo vệ call lên các căn hộ và từ căn hộ ta cỏ thể nhìn thấy ai đến gặp mình ngay trên màn hình điện thoại, có đồng ý gặp hay không

 12. Paging thông báo sử dụng cho nhà xưởng, tòa nhà cao tầng...

Cho phép phát thông báo cho bất kỳ khu vực nào mong muốn 

 13. Giám sát cuộc gọi các máy lẻ

Cho phép nghe, nghe xen bất kỳ cuộc đàm thoại nào của nhân viên đang đàm thoại, hoặc cướp cuộc gọi đó của nhân viên đang trả lời khách hàng

  E. NÊN CHỌN SỐ ĐIỆN THOẠI GỌI RA và GỌI VÀO BẰNG CÔNG NGHỆ GÌ

1. Đầu vào Analog

- Đây là số điện thoại cố định và được kéo trên đường cáp đồng đến khách hàng

Nhược điểm:

- Mỗi cuộc gọi ra được hiển thị các số khác nhau

- Không thể thực hiện được nhiều cuộc gọi cùng lúc

- Bị trễ 1-3 hồi chuông khi gọi đến

- Chi phí lắp đặt 500,000 vnđ/ số

- Thuê bao tháng 21,000 vnđ/ tháng

2. Đầu vào E1

 - Đây là số điện thoại cố định được kéo trên đường cáp quang tới khách hàng

- 30 cuộc gọi đồng thời

- Hiển thị 1 hoặc nhiều số tùy chọn

 Nhược điểm:

 - Chi phí lắp đặt 5,000,000 - 6,000,000 vnđ/ 1 lần đầu 

 - Thuê bao tháng 1,000,000 vnđ/ tháng

3. Đầu vào SIPtrunk - Sip Account

- Đây là số điện thoại cố định được truyền qua đường internet cáp quang của khách hàng hoặc kênh riêng

- Không giới hạn cuộc gọi

- Hiển thị 1 hoặc nhiều số tùy chọn

- Không bị trễ chuông khi gọi đến

- Không mất phí lắp đặt, thuê bao tháng là 20,000 vnd/ tháng

- Dịch chuyển không mất số

=> Đây có thể nói là công nghệ tiên tiến thuận tiện nhất cho mọi khách hàng, cũng như tối ưu về chi phí 

4. Đầu vào 1800xxxx/1900xxxx

 Đầu số này tùy theo nhà mạng, thực chất là số ảo

- Với các nhà mạng Viettel hoặc VNPT sẽ trỏ qua đầu số cố định hoặc E1 -> sẽ bị giới hạn bởi kênh cuộc gọi và độ chễ

- Với các nhà mạng sử dụng SIPtrunk thì không giới hạn cuộc gọi

5. Đầu vào GSM

- Đây là các khách hàng sử dụng SIM để làm đầu số gọi vào gọi ra, nếu dùng phương án này thì cần đầu tư thiết bị kết nối SIM và tổng đài IP

Ưu điểm:

- Không bị giới hạn bởi đường truyền

- Dịch chuyển không ảnh hưởng

F. NÊN SỬ DỤNG TỔNG ĐÀI IP CỨNG HAY TỔNG ĐÀI IP MỀM

1. Tổng đài IP mềm là core tổng đài ip cài đặt trên 1 server máy tính làm tổng đài

Như vậy khi sử dụng tổng đài IP mềm cần các thiết bị sau

- Máy chủ cài đặt tổng đài ip

- Card giao tiếp FXO đường vào bưu điện

- Máy lẻ IP hoặc gateway chuyển đổi FXS để sử dụng điện thoại analog

- Chi phí triển khai cài đặt tổng đài mềm (core tổng đài mềm là miễn phí)

Ưu nhược điểm

 - Dùng sau 1 năm cần cài đặt lại mới, vì hệ thống sinh nhiều file rác

- Thời gian backup, cài đặt lâu -> mất 1 khoảng thời gian để cài đặt

- Chi phí đầu tơ lớn hơn tổng đài ip cứng, vì cần đầu tư máy chủ và card giao tiếp đầu vào FXO

- Full tính năng như tổng đài ip cứng: Ghi âm, lời chào, hội nghị, kết nối CRM...

2. Tổng đài IP cứng: Chức năng như tổng đài IP mềm và đã được tối ưu vào install vào 1 phần cứng sẵn

Thiết bị gồm có

- Tổng đài IP đầy đủ cấu hình từ vài đầu vào đến 2000 máy lẻ, tham khảo tạo: Tổng đài IP

- Máy lẻ IP hoặc gateway chuyển đổi FXS để sử dụng điện thoại analog.

Ưu nhược điểm :

- Chạy ổn định, vì đã được tối ư

- Backup/ restore nhanh thuận tiện

- Full tính năng: Ghi âm, lời chào, hội nghị, kết nối CRM...